Coordonnateur(trice) aux événements

Tâches et responsabilités générales

• Offre un excellent service à la clientèle;
• Entretient une excellente collaboration avec les collègues de travail;
• Vente mariage, privé et corporatif de dernières minutes et walk-in lorsqu’une représentante n’est pas disponible;
• S’assure que les ressources sont suffisantes versus les plans de salles;
• S’occupe de transmettre aux départements appropriés les informations de la totalité des événements organisés par le département des ventes;
• Entrer les nouveaux items dans le système d'exploitation ou effectuer les modifications;
• Organise et planifie les salles pour les évènements corporatifs et pour diverses occasions tout au long de l’année (St-Valentin, Pâques, Fête des Mères, Fête des Pères, Halloween, Noël, etc.);
• Présence aux soirées dégustations (choix de plats, réservation, etc.);
• Informer les clients des réglementations et services de l’hôtel;
• Imprime hebdomadairement pour les réunions de fonctions : les bons de fonctions pour la restauration, la réception ; les plans de salle, les bons de cuisine. Le sommaire des fonctions et le revenu par jour pour la cuisine;
• Répond aux demandes et / ou commandes des clients par téléphone, en personne ou par courriel;
• Envoie les plans de salle et contrats d'engagement aux fournisseurs et faire le suivi;
• Effectue la gestion événements corporatifs, privés et mariage en collaboration avec le chef exécutif et la restauration;
• Reçoit les clients et fait visiter l’établissement lorsque nécessaire;
• Répond aux questionnements des clients;
• Identifie les besoins des clients (salle, menu, etc.) et agit comme conseiller;
• Achemine les menus aux clients et les aider dans leurs choix, valider avec eux les allergies, intolérances et restrictions alimentaires. Menu pour les fournisseurs s’il y a lieu;
• Communique avec les clients après la vente ou la signature des contrats, pour résoudre les problèmes s’il y a lieu et assurer un suivi;
• Au besoin, assister les clients pour des tests d’audiovisuel, décoration, etc. préalablement à l’événement;
• S’assure du suivi des dépôts exigés et s’assure du paiement final;
• Fait les suivis finaux afin que l’évènement soit conforme à la demande du client;
• Se tient informé des produits et des services sur le marché afin de mieux répondre aux besoins de la clientèle;
• Entre dans le système informatique toutes les charges à paraître sur la facture des salles et fait les corrections qui s’imposent;
• Être présent lors des évènements et de s'assurer que tous les détails sont confirmés aux demandes du client;
• S’assure du respect et applique les normes de santé et de sécurité;
• Autres tâches connexes.