Coordonnateur(trice) aux événements

À partir de 21$/h

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Lieu du poste : En présentiel

Sous la responsabilité de la directrice des ventes, le titulaire du poste doit contribuer au développement des marchés, vendre, au téléphone et en personne, planifier, organiser et contrôler des événements corporatifs et privés en collaboration avec la clientèle et les collègues de travail impliqués.

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Tâches et responsabilités générales

  • Offre un excellent service à la clientèle;
  • Entretient une excellente collaboration avec les collègues de travail;
  • Vente mariage, privé et corporatif de dernières minutes et walk-in lorsqu’une représentante n’est pas disponible;
  • S’assure que les ressources sont suffisantes versus les plans de salles;
  • S’occupe de transmettre aux départements appropriés les informations de la totalité des événements organisés par le département des ventes;
  • Entrer les nouveaux items dans le système d'exploitation ou effectuer les modifications;
  • Organise et planifie les salles pour les évènements corporatifs et pour diverses occasions tout au long de l’année (St-Valentin, Pâques, Fête des Mères, Fête des Pères, Halloween, Noël, etc.);
  • Présence aux soirées dégustations (choix de plats, réservation, etc.);
  • Informer les clients des réglementations et services de l’hôtel;
  • Imprime hebdomadairement pour les réunions de fonctions : les bons de fonctions pour la restauration, la réception ; les plans de salle, les bons de cuisine. Le sommaire des fonctions et le revenu par jour pour la cuisine;
  • Répond aux demandes et / ou commandes des clients par téléphone, en personne ou par courriel;
  • Envoie les plans de salle et contrats d'engagement aux fournisseurs et faire le suivi;
  • Effectue la gestion événements corporatifs, privés et mariage en collaboration avec le chef exécutif et la restauration;
  • Reçoit les clients et fait visiter l’établissement lorsque nécessaire;
  • Répond aux questionnements des clients;
  • Identifie les besoins des clients (salle, menu, etc.) et agit comme conseiller;
  • Achemine les menus aux clients et les aider dans leurs choix, valider avec eux les allergies, intolérances et restrictions alimentaires. Menu pour les fournisseurs s’il y a lieu;
  • Communique avec les clients après la vente ou la signature des contrats, pour résoudre les problèmes s’il y a lieu et assurer un suivi;
  • Au besoin, assister les clients pour des tests d’audiovisuel, décoration, etc. préalablement à l’événement;
  • S’assure du suivi des dépôts exigés et s’assure du paiement final;
  • Fait les suivis finaux afin que l’évènement soit conforme à la demande du client;
  • Se tient informé des produits et des services sur le marché afin de mieux répondre aux besoins de la clientèle;
  • Entre dans le système informatique toutes les charges à paraître sur la facture des salles et fait les corrections qui s’imposent;
  • Être présent lors des évènements et de s'assurer que tous les détails sont confirmés aux demandes du client;
  • S’assure du respect et applique les normes de santé et de sécurité;
  • Autres tâches connexes.

Équipements fréquemment utilisés

Formations et expérience requises

Habiletés, connaissances et intérêts

Avantages

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